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ビジネス文書には独特の型があります。
尊敬語や謙譲語の使い方、文章の構成の順番など、
ビジネス文書は様々なルールから成り立っている定型文書です。
こうした型にしたがって文書を書くことは、
窮屈で難しいことに思われるかもしれませんが、
実はこの型があることによって、文書づくりが
楽になっているという一面もあります。
ビジネス文書をつくる際にもっとも大切なのは、
情報を正確に伝えることですが、
方にしたがって文書をつくれば、
盛り込むべき情報を漏れなく早く文書に
することができるのです。
読む人の側もビジネス文書の型を知っていれば、
どこに主要な情報が書いてあるが、あらかじめ分かるため、
短時間で読むことができ、もし情報に漏れがあれば、
すぐに気づくことができます。
またビジネス文書にはお世話になった人への
お礼状や挨拶状などの、社交文書もあります。
取引先への手紙は大変気を使うものですが、
これも型があるために、一からオリジナルの手紙を
書くよりは、かなり楽になっています。
よく使われる定型句などを理解し、
その使い方さえ間違えなければ、
誰でも礼儀にかなった文書をなんとか
書き上げる事ができるからです。
ビジネス文書は情報を正確に伝えるという用途とともに、
相手への感謝の気持ちを礼儀正しく述べるといった、
交際のツールにもなっています。
定型文であっても誠実さや有能さが伝わってくる
優れた文書が作れる人は、その文書によって取引先との
信頼関係を深めることもできるのです。
ビジネス文書を書くのは苦手という方も、
何回か文書を作成しているうちに、だんだんコツがつかめてきて、
ビジネス文書の定型に則って、自由自在に文書が作れるように
なることでしょう。
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