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頭語は文の冒頭に使う、相手に敬意を表す慣用句。
結語は「失礼いたします」の意味で最後につけることば。
頭語と結語は下に示したように対応させ、TPOに合わせて使う。
一般の手紙
(頭語) 拝啓・啓上 (結語)敬具・敬白
あらたまった手紙
(頭語) 謹啓・謹呈 (結語)謹言・謹白
略式の手紙
(頭語) 前略・冠省・前略ごめんください (結語)草々・早々
急ぎの手紙
(頭語) 急啓・とり急ぎ申し上げます (結語)敬具・不一
初めての手紙
(頭語) 初めてお手紙を差し上げます
突然のお手紙を差し上げる無礼をお許しください
(結語) 敬具・敬白
返信 拝復・復啓 敬具・謹答
※略式・急ぎの手紙では前文を省く（前略とは「前文省略」のこと）
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社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は
用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。
そのためには守らなければならないルールがある。
『結論優先』が原則
先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、
最後に意見・提言の順でまとめる。
タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにする。
簡潔な文章にする
センテンスは短めに。
用件が複雑な時は箇条書きにするなど、
一読して内容がわかる工夫が大切。
事実は正確に
自分の感想やあいまいな表現は使わない。
とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、
データを確認しながらキチンと書く。
古いデータをうのみにするのも間違いのもと。
わかりやすいことばを使う
その業界にしか通用しないような略語や専門用語は
とくに社外文書ではタブー。
誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。
書いたら読み返す
公式な文書は保存されるもの。
書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。
とくに社外文書は『会社としての文書』。
くれぐれも注意を。
オフィシャルレターのタブー
あらたまった縦書きの手紙文の場合、
目上の人の名前などが行末に来たり、
2行にまたがるのは、失礼。
相手に関することばはなるべく行の頭にくるように、
自分の名前などは行末にくるよう文章を配分する。
商品名・地名・数字・熟語も、2行にまたがらないようにする。
後付（日付・差出人名・受取人名）が2枚にまたがったり、
後付だけが２枚目にならないようにする。
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