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平成〇年〇月〇日
理由書
生産事業部長殿
第一生産課
藤川 球児 印
平成〇年〇月〇日午後3時から1時間にわたって生産ラインが停止し
た件については、作業担当者の〇〇機の操作ミスによる故障が原因で
あることが判明しました。
なお、故障の原因は以下の通りです｡
１．故障は木村拓哉が正しい手順を踏まずに、停止ボタンを押したため
に起きた。
２．木村は掲示板の作業手順にしたがい、〇〇機の操作を行なってい
たが、 掲示板の説明内容はバージョンアップ以前のものであった。
３．掲示板の内容と実際の作業手順が異なる点は、口頭で全員に伝え
られていたが、木村が失念した。
以上は、いずれも現場の機械操作への慣れからくる油断から生じた
ものです。いま一度作業手順の周知徹底を図るとともに、〇月〇日、
当該掲示板を適正なものに差し替えました。
以上
★ポイント★
①理由書や顛末書はミスの経過と原因を報告する提出書で、
理由書は原因が中心、顛末書は経緯や対応が中心の文書になる。
②目的は謝罪ではなく報告だが、反省が感じられる文面にする。
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